Temą pristato Mark ID pardavimų vadovas Edvinas Sparvelis.
Verslui vis labiau skaitmenizuojant savo veiklą, neišvengiama šio proceso dalis – padidėjęs kvalifikuoto elektroninio parašo poreikis. Kadangi tradiciniams parašams „suvaikščioti“ prireikia net iki penkių dienų, o elektroniniu būdu dokumentai pasirašomi per kelias minutes ar sekundes, popierinių dokumentų atsisakyti norinčios įmonės vis dažniau kreipiasi į tokios paslaugos teikėjus. Tačiau pasirinkti tinkamą sprendimą gali būti sudėtinga ir dėl plataus teikiamų paslaugų spektro, ir dėl žinių stokos – juk ne kiekvienam iškart suprantamos teisinės elektroninio parašo reguliavimo sritis ir jo panaudojimo galimybės.
Kad būtų aiškiau, pateikiu 8 klausimus, kuriuos, rinkdamiesi kvalifikuotą elektroninį parašą savo verslui, turėtumėte užduoti šios paslaugos tiekėjams.
1. Ar paprasta naudotis jūsų sprendimu?
Iš savo patirties galiu pasakyti, kad pastaruoju metu ypač padaugėjo užklausų iš teisininkų kontorų, švietimo įstaigų ir logistikos sektoriaus – iš tų įmonių, kurios kasdienėje veikloje turi apdoroti ne vieną šūsnį dokumentų ir kurių veikloje laikas yra kritiškai svarbus. Todėl vienas iš svarbiausių dalykų, į kurį verta pirmiausia atkreipti dėmesį – siūlomos paslaugos paprastumas, nes ji turėtų lengvinti, o ne sunkinti jums gyvenimą. Kvalifikuoto elektroninio parašo platforma turi būti paprasta ir jūsų komandai, ir potencialiems jūsų klientams bei partneriams, nes laikas, praleistas aiškinant, kaip naudotis platforma arba, kaip skaitmeniniu būdu pasirašyti dokumentą, nėra produktyvus nė vienai šaliai.
2. Ar siūlomas elektroninis parašas yra kvalifikuotas?
Nors pagrindiniai elektroninio parašo tipai – mobilus ir kvalifikuotas elektroninis parašas – vis dar tarpusavyje painiojami, svarbu žinoti du esminius jų skirtumus.
Mobilusis parašas – tai tapatybės patvirtinimo įrankis telefone bei vienas iš būdų save identifikuoti, kai reikia prisijungti prie elektroninės bankininkystės, e-valdžios vartų ar kitų valstybinių institucijų e. sistemų bei įvairių savitarnos svetainių. Kvalifikuotas elektroninis parašas – tai pažangusis elektroninis parašas, kuris yra sukurtas naudojant specialią programinę įrangą ir patvirtintas kvalifikuotu elektroninio parašo sertifikatu.
Mobilaus parašo sertifikatas naudojamas užfiksuoti ketinimą pasirašyti dokumentą, o kvalifikuotas elektroninis parašas ne tik užfiksuoja tokį ketinimą, bet ir užtikrina pasirašančiojo tapatybę.
Dalyje užsienio šalių itin pasiteisino pažangusis parašas, kuriam nereikia tokių kvalifikuotų įrankių, kaip „Smart-ID“, „Mobile-ID“ ir pan., tačiau tokiu parašu galima pasirašyti ne visus dokumentus dėl to, kad jis neturi tokios juridinės galios, kaip ranka ar kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai. Pagal „eIDAS“ reglamentą, apibrėžiantį elektroninių parašų naudojimą Europoje, tik kvalifikuoti elektroniniai parašai prilygsta ranka rašytiems ir turi tokią pat neginčijamą juridinę galią to prireikus.
3. Ar yra galimybė dokumentus pasirašyti mobiliuosiuose įrenginiuose?
Šiais laikais verslas gali būti vykdomas iš bet kurios pasaulio vietos, todėl nesvarbu, ar jums atostogaujant reikia skubiai patvirtinti sutartį su klientu, ar nuotoliu įtikinti potencialų darbuotoją priimti darbo pasiūlymą, jums reikia elektroninio parašo sprendimo, kuris mobiliajame telefone būtų atvaizduojamas taip pat gerai, kaip ir nešiojamajame kompiuteryje.
Jau nekalbu apie galimybę pasirašyti skirtingus dokumentų formatus – nors Europoje pagal susitarimą naudojami tarptautiniu mastu pripažinti formatai, kiekviena šalis turi ir savo elektroninių dokumentų tipus. Kadangi žinome, jog patogumas yra karalius, „Mark Sign“ platformoje palaikome ne tik įprasto PDF, bet ir „Adoc“, „Bdoc“, „ASiC-E“ ir „XML“ formatus – niekam nėra malonu didinti, mažinti ar rankiniu būdu keisti dokumento formatą savo telefone.
4. Kiek saugus ir privatus jūsų elektroninis parašas?
Nieko šituo punktu daug nepripasakosi, tiesiog laikais, kai kiekvieną dieną atsiranda vis naujų kibernetinių grėsmių, pasirašantys dokumentus turi būti tikri, jog jų duomenys yra saugūs. Vertindami kvalifikuoto elektroninio parašo teikėjus, paklauskite, ar jų sprendimas atitinka Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) įstatymus, kokią saugumo valdymo sistemą jie turi ir, ar jų informacijos valdymo sistema atitinka Europos Sąjungoje (ES) galiojantį ISO/IEC 27001 standartą. Be abejo, paslaugos tiekėjo sistemą reguliariai turėtų tikrinti nepriklausomi akredituoti auditoriai – apie tai patvirtinančius sertifikatus taip pat nepamirškite paklausti.
Kiti svarbūs niuansai, kuriais reikėtų pasidomėti:
- ar sprendimas palaiko kelis autentifikavimo metodus, skirtus patvirtinti pasirašančiojo tapatybę?
- ar jis rodo pasirašytų sutarčių informacijos seką, kurioje fiksuojami pagrindiniai pasirašymo įvykiai, pvz., pasirašiusiųjų autentifikavimas, laikas nuo dokumento įkėlimo iki jo pasirašymo, kas pasirašė ir kur?
- ar naudojamos kvalifikuotos laiko žymos, kurios apsaugo nuo pasirašymo datos ir dokumento turinio klastojimo?
5. Ar elektroninis parašas veikia kitose šalyse?
Bendraujant su mūsų klientais, tenka ne kartą išgirsti, kad verslo plėtrai, ypač verslo pradžioje, kartais koją kiša, atrodo, paprasta techninė detalė – niekaip neprasidedanti partnerystės pradžia. Kitaip tariant – kol sutartis su ranka pasirašytu parašu per kurjerius ar paštą nukeliauja iki sutarties gavėjo, o po to grįžta atgal, praeina kelios savaitės, o jeigu verslo partneris yra iš kitos šalies – dar ilgiau. Be to, tai ir papildomi kaštai.
Lietuvoje pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu galima naudojantis „Mobile-ID“, „Smart ID“ programėle, USB kriptografiniu raktu arba lustine kortele, tačiau dalis vartotojų taip dokumentus pasirašyti gali tik su Lietuvos, Latvijos ir Estijos partneriais, kurie naudojasi šiose šalyse veikiančia mobilaus parašo paslauga. Norint oficialiai sukirsti rankomis su, pvz., Naujosios Gvinėjos, Azijos šalių, Bulgarijos ar JAV piliečiais, šių technologinių sprendimų nebepakanka, todėl procesai užtrunka ilgiau ir kainuoja brangiau – vien dėl fizinės sutarties siuntimo kaštų.
Todėl, ieškodami kvalifikuoto elektroninio parašo tiekėjo, pasidomėkite, ar jis gali taip pat kokybiškai padengti ir kitas šalis – parašas turėtų turėti tokią pat teisinę galią bet kuriame pasaulio kampelyje. Pavyzdžiui, „Mark Sign“ siūlomas kvalifikuotas elektroninis parašas jau dabar vienodai padengia 47 šalis ir šį skaičių planuojame didinti.
6. Kiek galioja jūsų siūlomas elektroninis parašas?
Kadangi elektroniniai parašai turi tam tikrą galiojimo laiką, reikėtų pasidomėti, ar nusižiūrėtas tiekėjas siūlo ilgalaikio elektroninio parašo paslaugą ir, ar elektroninis parašas bei spaudas yra sertifikuoti pagal „eIDAS“. Įprasta, kad parašas galioja apie 3–5 metus, priklausomai kokiu kvalifikuotu įrankiu dokumentas pasirašomas.
7. Ar jūs būsite lankstūs?
Kvalifikuoto elektroninio parašo sprendimas turi būti lankstus ir lengvai keičiamas pagal jūsų verslo poreikius – augant pasirašomų dokumentų kiekiui ar komandai, turėtų būti paprasta pridėti papildomų vartotojų ar paslaugų. Jeigu tiekėjas to užtikrinti negali, verta pasidairyti kito.
8. Kiek pagrįsta jūsų paslaugos kaina?
Kaina yra svarbus veiksnys, į kurį reikia atsižvelgti vertinant skaitmeninio parašo programinės įrangos tiekėją – ieškokite tokio, kuris siūlo kainų planus, atitinkančius jūsų biudžetą ir už šią sumą suteikiančio atitinkamą vertę. Žinoma, dauguma siūlo nemokamas savo produkto bandomąsias versijas, tačiau pasirašius sutartį, gali nutikti ir taip, kad dalis jums būtinų paslaugų bus papildomai apmokestinamos. Geras skaitmeninio parašo programinės įrangos tiekėjas pirmiausia išsiaiškins jūsų verslo poreikius ir tik tada pasiūlys geriausią paslaugų kokybės ir kainos santykį turinčią sutartį. Ieškokite to elektroninio parašo tiekėjo, kuris turi patirties dirbant su tokiomis įmonėmis, kaip jūsų ir siūlo jūsų poreikius atitinkančius sprendimus.
Be abejo, be šių mano išvardintų klausimų, ne mažiau svarbu ir elektroninio parašo tiekėjo reputacija, klientų aptarnavimo kokybė bei vartotojų apžvalgos, tad rinkitės apdairiai – juk pasirašę sutartį, už tinkamą šio funkcionalumo veikimą prieš savo partnerius ir klientus pirmiausiai atsakingi jausitės jūs.
Išbandykite saugesnį, patogesnį ir greitesnį pasirašymo būdą jau dabar!
