Dokumentų pasirašymas yra kasdienė procedūra kiekvieno teisininko darbe. Tačiau, kaip ir kituose sektoriuose, klientų poreikiai ir rinkos tendencijos keičiasi, vis daugiau teisininkų, jų klientų ir partnerių renkasi dirbti nuotoliniu būdu ir ieško sprendimų, kaip pagreitinti darbo procesus.
Todėl teisininkams ir teisinėms įmonėms būtina rasti sprendimą, kaip saugiai, greitai ir teisėtai pasirašyti dokumentus. Šiame straipsnyje sužinosite, kas yra kvalifikuotas elektroninis parašas ir kuo jis naudingas teisininkams ir teisinėms įmonėms, ypatingai dirbančiomis nuotoliniu būdu ir su užsienio klientais.
Kas yra kvalifikuotas elektroninis parašas?
Kvalifikuotas elektroninis parašas yra pasirašomas skaitmeninėje aplinkoje. Kvalifikuotą el. parašą galite pasirašyti, naudodami tapatybę patvirtinančius įrankius, kaip Smart ID, Mobile ID ir pan. Taip yra užtikrinamas parašo teisėtumas, prilygstantis ranka pasirašytam parašui.
Kvalifikuotas elektroninis parašas, parašas ranka ir paprastas el. parašas – kuo jie skiriasi?
Kvalifikuotas elektroninis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka pasirašytas parašas, bet tai daug lankstesnis ir patogesnis būdas patvirtinti dokumentus. Jums nereikia atvykti ir pasirašyti ranka, nes visus dokumentus tiek užsienyje, tiek Lietuvoje galite patvirtinti iš savo biuro ar namų vos per kelias minutes skaitmeniniu būdu. Kvalifikuotam el. parašui sukurti yra naudojamas kvalifikuotas pasirašymo įrenginys (QSCD), patvirtinantis pasirašančiojo tapatybę, ir toks parašas turi visus reikiamus sertifikatus, įrodančius jo teisinę galią.
Tuo tarpu paprastas skaitmeninis parašas gali būti bet kokia elektroninė žyma, susiejama su jūsų tapatybe. Tai gali būti elektroninio pašto adresas, jūsų vardas ir pavardė, jūsų parašo fotokopija ar sutikimas su tinklalapio privatumo taisyklėmis. Tokiam parašui dažniausiai nereikia specialių programų ar technologijų, patvirtinančių jo teisėtumą ir pasirašančiojo tapatybę. Dėl to paprastas el. parašas neturi tokios pačios galios teisme kaip kvalifikuotas elektroninis ar ranka pasirašytas parašas.
Kodėl vis daugiau teisininkų naudoja el. pasirašymo sprendimus?
Turbūt būtų sudėtinga rasti bent vieną teisinę įmonę ar privatų teisininką, kuriam neprireiktų dokumentų pasirašyti elektroniniu būdu.
- Viena iš to priežasčių yra daugėjantis operacijų kiekis užsienyje. Nesvarbu, ar jūsų klientai ir partneriai yra ne iš Lietuvos, o gal dalį laiko dirbate nuotoliniu būdu – jums svarbu turėti patikimus įrankius dokumentų pasirašymui, kad ir kur bebūtumėte.
- Kita problema yra augantis popierizmas ir jo sukeliamos problemos. Niekam ne paslaptis, kad popieriaus naudojimas versle neprisideda prie tvarios aplinkos kūrimo, bet tuo pačiu darbas su popieriniais dokumentais užkrauna daug atsakomybės. Jūs turite užtikrinti dokumentų saugojimo ir archyvavimo reikalavimus pagal BDAR, turite sekti jų terminus, ką padaryti naudojant popierinius dokumentus yra ne tik nepatogu, bet ir nesaugu. Popieriniai dokumentai gali lengvai pasimesti, būti sugadinti ar kitaip kompromituoti.
- Dažnai, kad galėtumėte tęsti savo darbą, jums trūksta tik parašo, jei turite laukti, kol jūsų klientas atvyks ir galės ranka pasirašyti dokumentus, prarandate daug brangaus laiko ir galimybę greičiau atlikti darbus.
Būtent dėl šių priežasčių daug teisinių įmonių savo veikloje pradeda naudoti skaitmeninius pasirašymo įrankius. Tačiau tik maža dalis el. parašų rinkoje siūlo kvalifikuoto pasirašymo galimybę, užtikrinančią visą galią teisme ir prilygstančią ranka pasirašytam parašui. Kita problema – tinkamų identifikacijos įrankių stoka. Jei dirbate su skirtingais klientais, turite užtikrinti, jog jie turi vienodas galimybes pasirašyti dokumentus skaitmeniniu būdu ir suteikti savo tapatybės patvirtinimą. Todėl siūlome susipažinti su mūsų sukurtu Mark Sign sprendimu teisinėms įmonėms.
Mark Sign sprendimas teisininkams ir teisinėms įmonėms
Mark Sign suteikia galimybę pasirašyti dokumentus iš viso pasaulio, vos kelių mygtukų paspaudimu. Mes ne tik siūlome kvalifikuotą el. parašą, bet ir sistemą, kurioje galite pasirašyti ir valdyti savo ir įmonės dokumentus.
Privalumai, kuriuos suteikia Mark Sign kvalifikuotas el. parašas:
- Daugiau priemonių tapatybės patvirtinimui – daugelis rinkoje esančių kvalifikuotų el. parašų siūlo vos kelis tapatybės patvirtinimo būdus. Mes suteikiame galimybę pasirašyti naudojant penkias priemones: Smart ID, Mobile ID, ZealiD, USB laikmeną ir lustinę kortelę. Taip galite užtikrinti, jog visi jūsų klientai turi galimybę ir prieinamas priemones dokumentų pasirašymui.
- Visa teisinė galia jūsų pusėje – mūsų sukurtas el. parašo sprendimas yra sertifikuotas ir pripažintas pasauliniu mastu. Mes turime ISO 27001 informacijos saugumo valdymo sertifikatą, mūsų parašai atitinka eIDAS ir BDAR reglamentų reikalavimus, todėl jums nereikia papildomai rūpintis duomenų valdymo ir apsaugos priemonėmis.
- Patikimas pasirašymo būdas visame pasaulyje – tokia smulkmena, kaip tinkamų įrankių neturėjimas gali pakišti koją jūsų verslo plėtrai į užsienį ir darbui su užsienio klientais. Mes suteikiame galimybę patvirtinti užsienyje pasirašančiųjų tapatybę naudojant ZealiD. Tai ES kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjas, leidžiantis dokumentus pasirašyti visame pasaulyje ir apsaugoti pasirašančiųjų duomenis.
Mūsų savitarnos privalumai dokumentų valdymui:
- Mes siūlome maksimaliai paprastą ir intuityvią programą, kurioje galite valdyti ir pasirašyti visus savo dokumentus. Vienoje sistemoje jūsų įmonė gali tvarkyti dokumentus, naudoti jūsų įmonės ar veiklos stilistiką bei siųsti dokumentus ir priminimus tiesiai iš sistemos.
- Galimybė pasirašyti daugiau nei 100 dokumentų vienu metu.
- Bendroje įmonės paskyroje galite suteikti skirtingas prieigos teises kolegoms, nustatyti pasirašymo eiliškumą, prioritetizuoti užduotis ir taip paprasčiau sekti savo darbus.
- Patogu tarptautinėms įmonėms – mūsų sistema yra pritaikyta trimis kalbomis: lietuvių, lenkų ir anglų. Norėdami identifikuoti užsienio piliečius su ZealiD programėle galite naudotis net 25 kalbomis.
Kaip galite jau dabar išbandyti Mark Sign?
Mark Sign kvalifikuotu elektroniniu parašu pasitiki tūkstančiai klientų Lietuvoje ir užsienyje. Mes dirbame su įvairaus dydžio organizacijomis, iš skirtingų industrijų, todėl siūlome lankstumą jūsų įmonei. Jei norite palengvinti savo ar savo įmonės darbą ir dokumentus nuo šiol pasirašyti neišėję iš biuro ar namų, kviečiame išbandyti mūsų kvalifikuotą el. parašą.
Tai padaryti galite jau dabar, nes 5 parašus per mėnesį gausite nemokamai. Susikurkite paskyrą mūsų svetainėje arba susisiekite su mumis, jei ieškote individualaus sprendimo pagal jūsų poreikius.
