LRT: Kiek verslas sutaupytų, nustojęs dokumentus pasirašinėti ranka? 

2022-10-31

Verslo savininkai ir įvairių grandžių įmonių vadovai visada patirdavo nuolatinį spaudimą mažinti išlaidas ir plėsti verslą, tačiau žaliavų trūkumas bei energetikos ir darbo jėgos kaštų augimas šį poreikį dabar aktualizavo kaip niekada. Visgi, nepaisant visų gerų norų ir pastangų, atlaikyti infliacijos poveikį gali būti sudėtinga. Pasak „Mark Sign“ kvalifikuoto elektroninio parašo sprendimo atstovo Mariaus Stonkaus, kartais stabilizuoti padėtį padeda elementarus kasdienių įmonės procesų kaštų įvertinimas – kad ir vieno spausdinto bei pasirašyto dokumento kaina.  

Sutaupyti galima ir nustojus ranka pasirašinėti dokumentus 

Pasak „Mark Sign“ saugaus elektroninio parašo sprendimo atstovo, viena paprasčiausiai įgyvendinama ir aiškiai paskaičiuojama taupymo strategija – sumažinti spausdinamų ir ranka pasirašomų dokumentų kiekį. Iš pirmo žvilgsnio nedidelė, ši suma per metus gali peržengti ir keturių nulių zoną.  

„Sąskaitų faktūrų, sutarčių ir kitų pasirašomų dokumentų kiekis kiekvienoje įmonėje skiriasi, tačiau nei vienas verslas negali veikti be šios rutinos. Per mėnesį pasirašomų ir siunčiamų dokumentų partneriams, tiekėjams ar klientams gali susidaryti visai nemaža krūvelė, o įmonės balanse – ir išlaidų suma. Dokumento pasirašymo kaštus galima suskaidyti į tris dalis – spausdinimo/kopijavimo, dokumento pristatymo ir dokumento saugojimo išlaidas, tad paskaičiuoti vidutinę šių kaštų sumą nėra sunku. Jeigu manysime, kad penktadalis pasirašytų dokumentų cirkuliuoja įmonės viduje, šio dokumento savikaina bus gerokai mažesnė, nes nereikės naudotis pašto ar kurjerio paslaugomis, tačiau dažniausiai pasirašyti dokumentai siunčiami įmonėms ar klientams į kitą miestą, kartais – net kitą šalį, todėl šio parašo savikaina gerokai išauga“, – įžvalgomis dalijasi M. Stonkus.   

Yra paskaičiuota, kad vieno pasirašyto dokumento kaina yra apytiksliai 10,12 Eur. Į šią sumą įskaičiuota popieriaus lapo ir vieno puslapio spausdinimo kaina, voko ir siuntimo išlaidos Lietuvoje paprastu paštu bei administratorės, kuri dokumento pasirašymo procesą koordinuoja, valandinis darbo užmokestis. Jeigu dokumentas skubus ir siunčiamas per kurjerį – pristatymo įkainis gali būti ir nuo 6 Eur tik už siuntimo paslaugą. Įmonei per mėnesį vidutiniškai išsiunčiant 40 ranka pasirašytų dokumentų, tai per mėnesį sudaro apie 400  Eur, per metus – 4800 tūkst. Eur. O kur dar dokumentų, kuriuos pagal įvairius teisinius reguliavimus reikia saugoti nuo 7–10 metų laikymo kaštai?  

M. Stonkus pastebi, kad yra ir kita neigiama, ne tik finansinė, popierinių dokumentų pusė. Tai – prarastas laikas, kaskart bandant surinkti visų suinteresuotų pusių parašus, registruojant siunčiamus ir gaunamus dokumentus bei laukiant, kol paštu keliaujanti sutartis bus pasirašyta. 

„Apmaudu, tačiau vis dar gajus vadovų įprotis dokumentus pasirašyti ranka ir laikyti tai saugumo garantu. Juk pirmą kartą pasirašant sutartis su naujais klientais ar partneriais, negalima būti tikriems, kad sutartį pasirašė būtent tas asmuo, kuris turėtų – turbūt, nei vienas vadovas prieš tai neprašo parašo pavyzdžio, kad galėtų sulyginti? Nekalbant apie tai, kad atsiranda daugiau tikimybių įsivelti žmogiškai klaidai tokius dokumentus archyvuojant ar juos paprasčiausiai pamesti“, – sako jis.  

Tiesa, sukčiavimo galimybė lieka ir elektroninėje erdvėje, todėl M. Stonkus pataria gavus sąskaitą faktūrą elektroniniu laišku (ypač pirmą kartą), ją patikrinti, nes visada yra tikimybė, kad pastaroji gali būti suklastota. Jeigu sąskaita atrodo tvarkinga, tačiau yra nepasirašyta, derėtų patikrinti joje nurodomą banko sąskaitos numerį – ar šis sutampa su oficialiame įmonės puslapyje nurodoma sąskaita.  

„Su šiuolaikinėmis technologijomis kvalifikuotas elektroninis parašas gali būti net tik greitesnė, bet ir saugesnė alternatyva – parašo autentiškumą lengviau įrodyti, dokumentai saugomi „debesyje“, sutartys tarp partnerių „suvaikšto“ greičiau, o ir popieriaus sunaudojama mažiau. Juk dauguma įmonių dabar stebi savo CO2 pėdsaką, tad tai – dar vienas argumentas pildant tvarios paskolos paraišką bankui. Ir tokio patobulinimo kaina nesikandžioja – 40 dokumentų kvalifikuotu elektroniniu parašu galima pasirašyti už 12 Eur per mėnesį, o tai yra net 388 Eur mažiau nei tą patį darant senuoju metodu – pasirašant ranka“, – privalumus vardija M. Stonkus.   

Sutaupyti galima ir nustojus ranka pasirašinėti dokumentus

Paradoksalu, bet investicijos gali sumažinti sąnaudas 

Apskaitos ir audito įmonės „Grant Thornton“ tarptautinio verslo ataskaitos duomenimis („International Business Report“), kurioje du kartus per metus apklausiama beveik 10 tūkst. aukščiausio lygio įmonių vadovų 29 ekonomiškai stipriose šalyse, tik 54 proc. respondentų visame pasaulyje 2022 m. tikisi padidinti pelną.   

Tačiau tie vadovai, kurie savo įmonei prognozavo didesnį pelną, teigė, kad daugiau dėmesio skiria veiklos sąnaudų mažinimui ir efektyvumo didinimui, todėl jau investavo į žymiai daugiau skaitmenizacijos sričių –  beveik 70 proc. apklaustųjų sutinka, kad infliacijos rizika šias investicijas pagreitino.  

„Rekordus mušantis infliacijos lygis neabejotinai daro didžiulį poveikį įmonėms, nes padidina jų patiriamas sąnaudas ir sukuria neapibrėžtumą rinkoje, tačiau visi specialistai sutaria, kad efektyvumas, ne sąnaudų mažinimas, dabar turi tapti prioritetu, o skaitmeninės naujovės – būdu tai pasiekti. Pandemijos metu paskatinusi darbuotojų produktyvumą, skaitmeninė transformacija dabar tokia pat svarbi gerinant vartotojų įsitraukimą ir pelno didinimą lėtesnio finansinio augimo metu. Gaila, kad daugelis įmonių vadovų nenori įsidiegti naujų technologijų, nes nesupranta jų panaudojimo galimybių ir sukuriamos vertės – infliacijos metu teisingai parinkti patobulinimai gali gerokai sumažinti įmonės išlaidų eilutę“, – sako M.  Stonkus.  

Pasak jo, nors infliacija kelia grėsmę įmonių pelningumui, ji taip pat gali paskatinti įmones analizuoti savo išlaidas ir siekti pagrindinių išlaidų mažinimo strategijų. Viena jų – investicijos į technologijas. Kai investuojama planuojant ilguoju laikotarpiu sumažinti įmonės išlaidas, šį pelningumo skirtumą vėliau galima panaudoti mažinant paslaugų ar prekių kainą – iš esmės, defliuojant išpūstą sąnaudų burbulą. 

„Žinoma, naujų technologijų diegimas neįvyks per vieną dieną – tam reikia ir žmogiškųjų, ir finansinių resursų, tačiau dalį taupymo režimo veiksmų galima nuveikti greitai. Kaip teigė buvęs JAV prezidentas Ronaldas Reiganas, „infliacija yra tokia pat smurtaujanti, kaip užpuolikas, bauginanti, kaip ginkluotas plėšikas ir mirtina, kaip samdomas žudikas“, todėl jai suvaldyti reikia jungtinių pajėgų ir turėti aiškų veiksmų planą. Tai – visos komandos, ne tik aukščiausios grandies vadovų reikalas, todėl į visus procesus įmonėje turėtų būti žiūrima strategiškai ir įtraukiant visus įmonės darbuotojus“, – pataria M. Stonkus.   

Ką dar verslas galėtų padaryti? 

Taupyti energiją: 

  • Pakeisti apšvietimą – pasirinkus tinkamą apšvietimą, galima sumažinti iki 40 proc. energijos sąnaudų. 
  • Išjungti nenaudojamą įrangą. Daugumoje elektronikos įrenginių yra automatinis išjungimas ir kitos energiją taupančios funkcijos, tačiau galima sutaupyti daugiau, paprašius darbuotojų išjungti įrangą, kai ji nenaudojama, ypač švenčių dienomis, savaitgaliais ir naktį. 
  • Perprogramuoti įmonės patalpose esantį termostatą – galima sutaupyti tiesiog keliais laipsniais pasirinktu laiku sumažinus temperatūrą. 

Apsvarstyti biuro keitimą į mažesnį  

  • Šiais laikais, kai dauguma įmonių perėjo ant mišraus darbo modelio ir dalį savaitės darbuotojai dirba iš namų, verta peržvelgti turimo biuro kaštus. Jeigu viso biuro atsisakyti nevalia, galbūt galima dalį laisvo ploto pernuomoti? 

Daliai darbų pasitelkti partnerius iš išorės 

  • Nors iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti paradoksaliai, norint sumažinti išlaidas, dalį įmonėje vykstančių procesų derėtų perleisti partneriams iš išorės – taip gali pavykti sumažinti kaštus logistikai, darbuotojų etatams išlaikyti ar sumažinti dokumentų pasirašymo ranka išlaidas, pasitelkus kvalifikuoto ir saugaus elektroninio parašo paslaugos tiekėjus.   

Peržiūrėti savo banko sąlygas  

  • Nors beveik kiekvienas bankas teigia, kad yra įsipareigojęs padėti mažoms įmonėms, tik nedidelė dalis jas iš tikro sunkmečio metu palaiko. Svarbu, kad priskirtas žmogus banke strategiškai matytų bendrą vaizdą ir galėtų pasiūlyti įmonei tinkamiausius sprendimus.  

Naujų darbuotojų ieškoti nuosekliai, bet atsakingai 

  • Jeigu prireikia samdyti darbuotojus infliacijos metu, atrankas derėtų vykdyti kokybiškai, bet pakankamai greitai, kad komandą būtų galima papildyti profesionalais. Savaime suprantama, kad nederėtų persistengti samdant naujus žmones, tačiau nederėtų ir trypčioti vietoje, jeigu tai turi tiesioginės įtakos verslo gaminamos produkcijos patekimui į rinką. Net infliacijos sąlygomis į komandą pritraukiant talentus gali tekti paprakaituoti.  

Dalinkis:

Linkedin Facebook